Qué necesita una empresa antes de solicitar una cotización
Con esto preparado, las cotizaciones que recibas van a hablar de lo mismo y se van a poder comparar. Sin esto, cada una responde a un proyecto distinto.
· 3 minutos de lectura
Pedir una cotización sin preparación no es un error grave: casi todo el mundo empieza así y cualquier proveedor serio va a hacer las preguntas que falten. Lo que sí produce es que cada uno cotice un proyecto distinto, y entonces las cifras no se pueden comparar.
Reunir esto toma unas pocas horas y cambia por completo la calidad de las respuestas.
Lo que conviene tener escrito
El problema, no la solución
La diferencia importa. «Necesito un sistema con un panel y reportes» es una solución. «Perdemos pedidos porque llegan por tres canales y nadie los junta» es un problema, y deja espacio para que alguien proponga algo mejor de lo que tenías en mente.
Escribe qué pasa hoy que no debería pasar, y cuánto cuesta que pase.
Quiénes lo van a usar
La lista de tipos de usuario, con cuántas personas hay de cada uno. Es el factor que más mueve el precio, porque cada perfil suma pantallas, permisos y casos que probar.
Cómo se hace hoy
El proceso actual, aunque sea en una planilla o en papel. Un recorrido de principio a fin: quién hace qué, en qué orden, y dónde se traba.
Aquí conviene preguntarle a quien hace el trabajo y no solo a quien decide. El proceso oficial y el real casi nunca coinciden, y el sistema tiene que servir al real.
Qué datos existen ya
Dónde están, en qué formato y cuántos son aproximadamente. Migrar información acumulada durante años es un trabajo en sí mismo, y saber de antemano que existe evita que aparezca como sorpresa a mitad del proyecto.
Con qué sistemas hay que conectarse
Contabilidad, facturación, la plataforma del proveedor, el sistema del cliente. De cada uno: quién es el dueño, si tiene documentación y a quién hay que pedirle acceso.
Una integración sin dueño identificado es un riesgo, no una tarea, y es de las cosas que más atrasan proyectos.
Las restricciones que no se negocian
Requisitos normativos, dónde deben almacenarse los datos, plazos atados a una fecha del negocio, sistemas que no se pueden tocar. Mejor decirlas al principio: son las que descartan soluciones completas.
El rango de presupuesto
La pregunta incómoda, y la que más tiempo ahorra a las dos partes.
No hace falta un número exacto: alcanza con un orden de magnitud. Decirlo no hace que te cobren más; hace que te propongan algo que cabe. Sin esa referencia, la propuesta puede llegar al triple de lo que tenías pensado y las dos partes perdieron semanas.
Lo que no necesitas tener
- Las pantallas dibujadas. Si las tienes, sirven. Si no, condicionar el diseño antes de definir el problema suele salir caro.
- La tecnología elegida. Salvo que haya una restricción real, esa decisión se toma después de conocer el problema.
- Todas las funciones del sistema final. Alcanza con el flujo principal. Definir tres años de producto retrasa el comienzo y queda obsoleto.
Un formato que funciona
Dos páginas, con estos títulos:
- Qué problema resolvemos.
- Quiénes usan el sistema.
- Cómo se hace hoy, paso a paso.
- Qué datos y qué sistemas ya existen.
- Qué no se puede negociar.
- Rango de presupuesto y fecha deseada.
Ese documento enviado a tres proveedores produce tres propuestas comparables. Es la diferencia entre elegir con criterio y elegir por precio.
Si prefieres que lo armemos juntos
Levantar esta información es la primera parte de la consultoría tecnológica, y termina con un documento que es tuyo y sirve para cotizar con quien quieras. Después ayuda leer cómo elegir proveedor y qué debe incluir una propuesta.