¿Cuánto cuesta evaluar un proyecto antes de construirlo?

Casi todas las conversaciones empiezan preguntando cuánto cuesta construir. La pregunta que suele ahorrar más dinero es otra: cuánto cuesta averiguar qué hay que construir.

Una evaluación previa es un trabajo acotado que termina en un documento, no en código. Sirve para decidir con información en vez de con una corazonada, y para pedir cotizaciones que se puedan comparar entre sí.

Cuánto cuesta

Tipo de encargo	Inversión aproximada	Plazo
Evaluación de viabilidad de una idea	$2.400.000 a $6.000.00060 a 150 UFUS$2.600 a US$6.500	1 a 3 semanas
Definición de alcance de un producto nuevo	$4.000.000 a $8.000.000100 a 200 UFUS$4.400 a US$8.500	2 a 4 semanas

La primera fila responde si la idea se puede construir, con qué, en cuánto tiempo y con qué riesgos. La segunda va más lejos: deja el alcance escrito, funcionalidad por funcionalidad, en la forma en que se puede cotizar o construir.

La diferencia entre una y otra no es la calidad del trabajo sino cuánto se define. Una idea que todavía se está evaluando no necesita el detalle que necesita un producto que ya se decidió hacer.

Qué se entrega

No una presentación con recomendaciones generales. Un documento con el que se puede tomar una decisión o pedir propuestas:

• El alcance escrito, y explícitamente lo que queda fuera.
• Un rango de costo y de plazo, con el supuesto detrás de cada estimación.
• La recomendación de tecnología, con el argumento de por qué esa y no otra, incluyendo qué tan fácil es encontrar quién la mantenga después.
• Los riesgos identificados, ordenados por lo que costaría que ocurran.
• Un plan por etapas: qué se hace primero, qué puede esperar y en qué punto conviene validar antes de seguir gastando.

El documento es tuyo y sirve para pedir cotizaciones a cualquier proveedor. Esa es buena parte de su valor: tres propuestas hechas sobre el mismo alcance escrito se pueden comparar, y tres hechas sobre una conversación de una hora, no.

Por qué suele salir más barata que saltársela

Quien cotiza un desarrollo sin alcance definido tiene dos caminos. Ponerle un margen al precio para cubrir lo que todavía no se sabe, o dar una cifra baja y ajustarla después con cambios de alcance. Los dos los paga quien contrata.

Con el alcance escrito, ese margen desaparece del presupuesto porque ya no hay nada que cubrir. Sobre un proyecto que parte en $10.000.000250 UFUS$11.000, ese margen suele valer varias veces lo que cuesta la evaluación. Es el mismo mecanismo que explica por qué se atrasan los proyectos: lo que no se definió antes se define durante, y ahí ya cuesta más.

Y está el otro resultado posible, que es el más barato de todos: descubrir que el proyecto no conviene, o que se resuelve con una herramienta que ya existe. Saberlo después de una evaluación cuesta lo que dice la tabla de arriba. Saberlo a mitad del desarrollo cuesta el desarrollo.

Cuándo conviene y cuándo no

Conviene cuando hay más de un camino posible y la diferencia entre ellos se mide en meses, cuando hay que convencer a un directorio o a un socio con algo más que una idea, cuando llegaron cotizaciones que no se pueden comparar, o cuando hay un sistema antiguo y hay que decidir si se migra, se reescribe o se sigue manteniendo.

No conviene cuando el trabajo es chico y está claro. Si son dos pantallas y un formulario, definir por escrito qué se construye es parte de la primera semana del desarrollo y no una etapa aparte. Cobrar una evaluación ahí sería cobrar dos veces por lo mismo.

Qué pasa si después desarrollo contigo

El trabajo de definición ya está hecho, así que no se vuelve a cobrar: se descuenta del proyecto. La evaluación no es un peaje para llegar al desarrollo; es la primera etapa del desarrollo, hecha antes de comprometerse con el resto.

Si decides construir con otro proveedor, el documento sirve igual. Está escrito para eso.

En resumen

Evaluar antes de construir cuesta una fracción del proyecto y responde las tres preguntas que deciden si vale la pena: qué hay que construir, cuánto cuesta y qué puede salir mal. Es la etapa que más se salta, y la que más veces habría evitado el problema que aparece cuatro meses después.